Hoe stel je een goede op-vakantie-mail in? ? ? ☀
Ga je er even lekker tussenuit? Communiceer dat dan goed!
Omdat velen het nu druk hebben met de laatste loodjes voor een welverdiende vakantie – of al lekker weg zijn – ga ik het vandaag kort en bondig houden. In deze periode zie ik vaak diverse out-of-office mails voorbij komen, welke ik vaak bewonder maar vaak ook niet begrijp. Daarom wil ik je hierbij graag wat praktische tips mee geven.
Oeps! Veel gemaakte fouten…
Wanneer men er even tussenuit piept komt dit helaas vaak voor:
- De out-of-office email werkt niet (test dit daarom altijd goed)
- Er wordt verwezen naar iemand die zelf ook afwezig is of helemaal niet op de hoogte is van het verlof (stem dit altijd goed af onderling)
- Er staan verkeerde data vermeld in de out-of-office email
Excellence is never an accident. It is always the result of high intention, sincere effort, and intelligent execution. Excellence represents the wise choice of many alternatives – choice, not chance, determines your destiny.
Aristotle
6 Tips voor je vakantie-mail
Wil jij met een gerust hart met vakantie? Overweeg dan eens het volgende bij het instellen van je out-of-office mail, ’t liefst vóór je je koffers inpakt:
- Ben duidelijk en direct, maar wel positief. In plaats van “Ik ben niet aanwezig dus ik lees je email niet”, kun je ook schrijven “Bedankt voor je email. Na mijn vakantie kom ik hier zo snel mogelijk op terug.”
- Blijf authentiek. Er is niks mis met een persoonlijke noot, zoals je ook in je reguliere email gebruikt. Zie mijn eigen voorbeeld onderaan.
- Test intern én extern. Zorg dat je vakantie-mail binnen en buiten je bedrijf aankomt, test deze daarom met je privé email account.
- WTF?! English? Deutsch? Papiamento? Als je regelmatig in andere talen communiceert per email, doe dit dan ook in je vakantie-mail.
- Geef jezelf wat ruimte! Ben je op 1 augustus weer terug, schep dan niet de verwachting dat je die dag ook alles en iedereen beantwoord krijgt. Je kunt ook een dag later vermelden, zodat je rustig alles bij kunt werken.
- Ben voorzichtig met meteen te reageren na terugkomst. Problemen lossen zichzelf vaak op! Zorg dat je helemaal op de hoogte bent, niet alleen van actuele(re) emails in je inbox, maar ook wat bijv. collega’s gedaan hebben tijdens je verlof. Bel bij onduidelijkheden met de afzender.
Heb je nog vragen of wil je graag een eigen ervaring delen? Mail ’t gerust!
Geniet van de zomer! (Op ’t strand of achter je bureau)
Giel@EmailEfficiency.nl
Een beller is sneller…
