Krijg meer resultaat met een pakkend onderwerp in je e-mail 💡
Wat wil jij iemand (laten) bereiken?
De afgelopen tijd heb je van me geleerd waarom het goed is je doel te bepalen en hoe je iets kunt communiceren, al dan niet via de digitale postduif. Nu is het de vraag wat je precies wil communiceren en vooral wat je hiermee wil bereiken? Een goed onderwerp verhoogt niet alleen de kans dat jouw ontvanger je e-mail opent en (wellicht vluchtig) leest, maar ook dat men actie onderneemt. In de volgende paragrafen geef ik je daar wat handige tips voor.
Tip 1: Vat je boodschap samen
Allereerst is het de kunst om een duidelijk onderwerp te formuleren, dit hoeft niet heel kort maar vooral ook niet super lang te zijn. Daarom adviseer ik altijd ergens tussen de drie en tien woorden te blijven.
Vat je boodschap goed samen, de truc is om dit als een ‘oneliner’ te formuleren. Hierdoor kan de ontvanger dus direct zien waar de e-mail over gaat of wat er van hem of haar wordt gevraagd. Vooral met mobiele apparaten en notificaties helpt het wanneer alleen het onderwerp wordt weergegeven. Een goed onderwerp bespaart ook weer tijd voor je ontvanger. Voorkom dat jouw e-mail verloren gaat in andermans inbox door een kort en specifiek (KISS) onderwerp te gebruiken: Keep It Simple Stupid!
Tip 2: Motiveer je ontvanger
Je onderwerp mag gerust een zin of zelfs een vraag zijn. Wanneer je iemand namelijk iets vraagt (actie), dan kan een korte vraag als samengevat onderwerp diegene juist motiveren. Zo zal een onderwerp als ‘Doe je mee met ons volgende webinar a.s. dinsdag?’ iemand meer motiveren dan ‘Informatie webinar a.s. dinsdag’.
Onderwerpen die iemand (persoonlijk) aanspreken stimuleren dus actie, zowel bij een individu als bij een groep mensen. Dit laatste is bijvoorbeeld het geval bij een team in de CC of een aantal klanten – die elkaar niet kennen – in de BCC. Wanneer je je onderwerp op een vriendelijke manier schrijft, zal de ontvanger niet alleen meer gemotiveerd zijn om (jou) te helpen of je e-mail te lezen. Diegene gaat waarschijnlijk ook sneller handelen en beter werk leveren wanneer je een pakkend, vriendelijk onderwerp gebruikt.
Tips 3: Beperk het onderwerp tot de inhoud
Al klinkt het nog zo logisch, veel e-mails die verzonden worden bevatten verschillende onderwerpen. Of eigenlijk specifieke thema’s waar de e-mail over zou moeten gaan. Het risico hiervan is dat de e-mail slechts half behandeld wordt of zelfs helemaal niet. En dat is jammer natuurlijk! Bijvoorbeeld wanneer een natuurliefhebber wel verstand heeft van het planten van bomen, maar niet het maken van courgettesoep en je dit toch allebei in één (informatieve) e-mail wilt bundelen. Tenzij je het heel algemeen houd en binnen het thema biologie wilt blijven, kun je dit beter splitsen wanneer je een beetje de diepte in wilt gaan. Dus losse e-mails versturen, aan de juiste ontvangers.
Het is trouwens prima om binnen één thema onderliggende zaken aan te halen, zolang het binnen dit thema valt. Anders wordt het verwarrend en heb je kans dat je ontvanger niet eens aan je e-mail wilt beginnen. Daarom adviseer ik dus ook het versturen van aparte e-mails wanneer je totaal verschillende thema’s gebruikt, vooral wanneer er meerdere mensen bij betrokken zijn. Je kunt die groep dan beter opsplitsen, dus de pompoenkwekers in de ene e-mail informeren en de courgettesoepkokers in een andere e-mail. Vooral wanneer je een actie nodig hebt van hen.
Beperk je onderwerp dus tot de inhoud. Dit helpt je ontvanger(s) bovendien ook om hun inbox beter te prioriteren, omdat ze meteen zien waar jouw e-mail over gaat.
Dit leer je de volgende keer
Vandaag en de afgelopen keren heb je geleerd over de drietrapsraket met de waarom, hoe en wat vragen volgens de Gouden Cirkel van Simon Sinek. Hiermee heb je de basis al te pakken voor effectieve e-mail communicatie. Het doel heiligt hier namelijk het juiste communicatiemiddel en je boodschap heb je helder samengevat. De volgende keren ga ik wat dieper in op de materie, namelijk op de inhoud van de e-mail. Denk hierbij aan zaken als een goede intro en leesbare structuur in je e-mail.
Wil jij veel tijd besparen door je boodschap goed te verpakken in oneliner onderwerpen of via andere communicatiekanalen? Boek dan gerust een training. In emailquette 2 en 3 leer ik je hier dan meer over. Ook geef ik inspiratiesessies, webinars en workshops over hoe meer uit je dag te halen door SMART doelen te formuleren en je zelfdiscipline te verhogen. Dit gaat uiteraard veel verder dan e-mail en kun je op bijna alles in je dagelijkse leven toepassen. Hierdoor ervaar je meer rust in je hoofd, een betere gezondheid en houd je ook nog eens meer tijd over voor de leuke dingen.
Wil je alvast meer leren over slimmer e-mailen? Download dan nu gratis mijn e-book ‘E-mail als een Pro’ en leer praktische tips en handige do’s and don’ts om slimmer te e-mailen.
