Zo kies je het beste communicatiemiddel
Hoe wil je jouw boodschap bezorgen?
De vorige keer heb ik wat dingen gedeeld over de waarom vraag om zo je communicatiedoel te bepalen. Vandaag ga ik je wat meer vertellen over de volgende stap, namelijk hoe je het juiste communicatiemiddel kiest. Dit is niet altijd gemakkelijk en e-mail is ook niet altijd de beste oplossing. Toch wordt e-mail nogal vaak ‘misbruikt’ voor urgente vragen, discussies en andere ratjetoe waarbij je inbox soms spontaan in een chatbox wordt omgetoverd. Het overzicht is weg en velen worden hier horendol van.
Men heeft notificaties vaak namelijk (onnodig) aanstaan, wat standaard helaas het geval is. Een geheim van de chef: zowel op je telefoon als op je computer kun je die piepjes, trilletjes en pop-ups gewoon UIT zetten. Serieus! Ik heb nog nooit een postbode ontmoet die aanbelt om een brief te bezorgen, waarom gebeurt dit digitaal dan wel zo? E-mail is immers niks anders dan (digitale) post, maar dan lekker snel.
Is er brand?
Je herkent het vast wel, van die e-mails die bezorgd worden alsof iemands huis in de fik staat en er meteen actie moet worden ondernomen. Deze stijl varieert van hoofdletters en uitroeptekens tot urgentievlaggetjes en ‘Heb je mij al gelezen?’ pop-ups. Deze manier van communiceren blijf ik bijzonder vinden, ik vraag me dan vaak af of deze mensen de brandweer ook een brief sturen wanneer hun huis vlam lijkt te vatten. Waarom verstuurd men vaak een e-mail wanneer er snel actie nodig is?
E-mail gaat snel, makkelijk en vaak zonder budget. Je kunt namelijk onbeperkt en kosteloos e-mails versturen en beantwoorden, iets wat je per post of telefonisch niet zo snel doet. Toch is e-mail vaak niet het slimste middel. Niet iedereen heeft notificaties aan staan en checkt e-mail a la minute.
Bepaal de urgentie van je boodschap
Afhankelijk van de urgentie kun je kiezen wanneer je welk communicatiemiddel het beste kunt gebruiken. Dit kun je bijvoorbeeld als volgt doen:
- Belangrijk én urgent: Spreek face-to-face af; anders (video)bellen
- Dringende urgentie: (video)bellen; SMS indien onbereikbaar
- Gemiddelde urgentie: Gebruik de chat
- Lage urgentie: Verstuur een e-mail
Hè, e-mail onderaan? Yep, al kijken we hier dus naar de urgentie, wat vooral de snelheid bepaalt.
Wellicht valt het je ook op dat e-mail typisch eenrichtingsverkeer is, terwijl bij de andere vormen meteen en wederzijds gecommuniceerd wordt. Dat maakt e-mail een ideaal middel om dingen te bevestigen en mensen te informeren, in plaats van ad-hoc vragen aan elkaar te stellen.
Stem intern af hoe je communiceert
De tijd nemen om een goede e-mail te versturen of goed te lezen, kan net zo belangrijk zijn als in real-life met elkaar communiceren. Ervoor zorgen dat je elkaar ook echt begrijpt, is hier dan ook key. Naast begrip is wederzijds respect ook cruciaal, bovendien krijg je zo ook (veel) meer voor elkaar. Heb je het idee dat je elkaar niet begrijpt per e-mail – bijvoorbeeld omdat er (minstens) twee keer op en neer ge-maild is – overweeg dan even kort samen te zitten of elkaar te bellen. Dit bespaart tijd voor beiden.
Het is raadzaam om hier intern een leidraad voor te hebben binnen je organisatie, of je nu een team van vijf hebt of met vijfhonderd mensen samenwerkt. Hoe groter de organisatie, des te groter de noodzaak hiervoor. Ik adviseer dan om een flowchart te gebruiken (een soort stroomdiagram) waarin je bepaald hoe en wanneer je via welk middel communiceert. Praktische do’s & don’ts kunnen hier ook erg handig voor zijn, deze heb ik zelf al een aantal uitgewerkt welke ik deel in mijn trainingen. Interne richtlijnen komen de kwaliteit van de communicatie ten goede en besparen tijd voor iedereen.
Wil jij nog meer tijd besparen?
Boek een training via EmailEfficiency.nl voor meer diepgang over de allerslimste communicatietools anno nu. In emailquette 2 leer ik je hier dan meer over. Ook geef ik inspiratiesessies, webinars en workshops over hoe meer uit je dag te halen door SMART doelen te formuleren en je zelfdiscipline te verhogen. Dit gaat uiteraard veel verder dan e-mail en kun je op bijna alles in je dagelijkse leven toepassen. Hierdoor ervaar je meer rust in je hoofd, een betere gezondheid en houd je ook nog eens meer tijd over voor de leuke dingen.
Tot de volgende keer!
Nu je de basis geleerd hebt om te bepalen wat je doel is en wat het handigste communicatiemiddel is, weet je waarom en hoe je je boodschap over kunt brengen. De volgende stap is het samenvatten van de inhoud, namelijk wat je wilt communiceren. Ik ga je binnenkort wat meer leren over het schrijven van een pakkend onderwerp zodat de e-mails die je verstuurt beter, sneller en überhaupt gelezen zullen worden door je ontvanger(s).
