Krijg meer resultaat met een pakkend onderwerp in je e-mail 💡

Wat wil jij iemand (laten) bereiken?

De afgelopen tijd heb je van me geleerd waarom het goed is je doel te bepalen en hoe je iets kunt communiceren, al dan niet via de digitale postduif. Nu is het de vraag wat je precies wil communiceren en vooral wat je hiermee wil bereiken? Een goed onderwerp verhoogt niet alleen de kans dat jouw ontvanger je e-mail opent en (wellicht vluchtig) leest, maar ook dat men actie onderneemt. In de volgende paragrafen geef ik je daar wat handige tips voor.

Tip 1: Vat je boodschap samen

Allereerst is het de kunst om een duidelijk onderwerp te formuleren, dit hoeft niet heel kort maar vooral ook niet super lang te zijn. Daarom adviseer ik altijd ergens tussen de drie en tien woorden te blijven.

Vat je boodschap goed samen, de truc is om dit als een ‘oneliner’ te formuleren. Hierdoor kan de ontvanger dus direct zien waar de e-mail over gaat of wat er van hem of haar wordt gevraagd. Vooral met mobiele apparaten en notificaties helpt het wanneer alleen het onderwerp wordt weergegeven. Een goed onderwerp bespaart ook weer tijd voor je ontvanger. Voorkom dat jouw e-mail verloren gaat in andermans inbox door een kort en specifiek (KISS) onderwerp te gebruiken: Keep It Simple Stupid!

Zo kies je het beste communicatiemiddel

Hoe wil je jouw boodschap bezorgen?

De vorige keer heb ik wat dingen gedeeld over de waarom vraag om zo je communicatiedoel te bepalen. Vandaag ga ik je wat meer vertellen over de volgende stap, namelijk hoe je het juiste communicatiemiddel kiest. Dit is niet altijd gemakkelijk en e-mail is ook niet altijd de beste oplossing. Toch wordt e-mail nogal vaak ‘misbruikt’ voor urgente vragen, discussies en andere ratjetoe waarbij je inbox soms spontaan in een chatbox wordt omgetoverd. Het overzicht is weg en velen worden hier horendol van.

Men heeft notificaties vaak namelijk (onnodig) aanstaan, wat standaard helaas het geval is. Een geheim van de chef: zowel op je telefoon als op je computer kun je die piepjes, trilletjes en pop-ups gewoon UIT zetten. Serieus! Ik heb nog nooit een postbode ontmoet die aanbelt om een brief te bezorgen, waarom gebeurt dit digitaal dan wel zo? E-mail is immers niks anders dan (digitale) post, maar dan lekker snel.

Is er brand?

Je herkent het vast wel, van die e-mails die bezorgd worden alsof iemands huis in de fik staat en er meteen actie moet worden ondernomen. Deze stijl varieert van hoofdletters en uitroeptekens tot urgentievlaggetjes en ‘Heb je mij al gelezen?’ pop-ups. Deze manier van communiceren blijf ik bijzonder vinden, ik vraag me dan vaak af of deze mensen de brandweer ook een brief sturen wanneer hun huis vlam lijkt te vatten. Waarom verstuurd men vaak een e-mail wanneer er snel actie nodig is?

Zo e-mail je doelgericht(er)

Waarom wil je eigenlijk iets communiceren? Als je op het punt staat een e-mailtje te dichten en deze vraag niet direct kunt beantwoorden, dan hoef je eigenlijk niet eens aan je epistel te beginnen. De waarom-vraag is dan ook de kern, dan komt de hoe-vraag om het juiste communicatiemiddel te kiezen. Tenslotte gaat het pas over de wat-vraag, waarmee je de inhoud in een pakkend onderwerp kunt samenvatten.

Misschien herken je deze drietrapsraket wel als de Gouden Cirkel van Simon Sinek. De komende weken ga ik meer delen over de laatste twee, vandaag focussen we op de waarom vraag. Hierbij deel ik dan ook drie praktische stappen om allereerst je doel slim te bepalen.

Stap 1: Stel je het gewenste resultaat voor

Vraag je allereerst af wat jij met jouw email wilt bereiken: welk resultaat heb jij zelf precies voor ogen? Het grootste voordeel van deze vraag is dat je actie gaat ondernemen en wellicht de juiste ook nog. Al is die stap vaak nog zo klein. Het schrijven van een email lijkt vaak ‘iets kleins’, maar van mijn cursisten hoor ik vaak iets anders. Een goede e-mail schrijven met wat achtergrondinformatie kan al snel een half uur tijd in beslag nemen en als die niet duidelijk is… nog veel meer tijd vanwege allerlei vragen nadien! Probeer daarom vooraf te visualiseren wat jij graag wilt bereiken met jouw e-mail bericht.

Zo heb je in enkele seconden een helder doel voor ogen en van daaruit kun je verder. Als je niet weet waarom je iets per e-mail wilt communiceren, dan kun je eigenlijk net zo goed een lege envelop zonder adres in de brievenbus op straat gooien. Twee tellen nadenken voordat je überhaupt communiceert, bespaart jou en de ander niet alleen veel tijd; je voorkomt er vaak ook een hoop shit mee. Je boodschap wordt zo een stuk duidelijker en dat is wel zo fijn.