Zo kun je slimmer thuiswerken in Coronatijd 📌

Werk jij voorlopig nog thuis, in teamverband of alleen? Recent heb ik mijn nieuwe workshop Slimmer Samen Thuiswerken gegeven bij de Gemeente Eindhoven en Binnenlandse Zaken. Graag deel ik een paar praktische tips met jou hierover.

Beruchte uitdagingen met thuiswerken

Herken jij één of meer van onderstaande zaken?

  1. ’s Ochtends kom je moeilijk op gang en stel je het belangrijkste werk uit.
  2. Nu je team thuiswerkt, ontvang je nog meer e-mail. Vaak buiten werktijd.
  3. De band met je collega’s wordt minder, je mist de teamspirit.

Per uitdaging deel ik hieronder enkele praktische tips met je. Veel succes!

Tip 1: Kickstart je dag 😎

Wil jij meer uit je dag halen en je top voelen?
Bedenk dan een energiek ochtendritueel voor jezelf. Geen tijd? Echt wel! Eerst had je toch ook reistijd? In een half uurtje kun je al een rondje rennen in je buurt. Dan ben je meteen lekker fit!

Zo kickstart je meteen je werkdag. Doe meteen daarna je belangrijkste werk eerst. Ga dus niet eerst je e-mail bijwerken, maar plan dit slim in.

Tip 2: Chillen met e-mail 🚩

Ga minder intern e-mailen. Hiervoor kun je ezelsbruggetje C.H.I.L.L.E.N. gebruiken: Chat buiten je inbox, Herlees voor verzenden, Inplannen op vaste tijden, Lees volledig vóórdat je antwoord, Leesmap voor CC-mail, Emotieloos e-mailen en Notificaties uitzetten. Leuk hè? Zelf bedacht, tijdens mijn ochtendritueel – lekker joggen in het bos.

Belangrijk is ook om met elkaar hierover in overleg te gaan, en dan niet per mail. Welk communicatiemiddel pak je en wanneer? Vergeet niet dat e-mail niks anders is dan digitale post en géén urgente op-en-neer communicatie. Voor meer tips hierover kun je altijd mijn blogs raadplegen, via mijn LinkedIn en website.

Tip 3: Doe aan online Teambuilding 💪

Mis je het kletsen aan de koffieapparaat? Over koetjes en kalfjes kun je ook online bijpraten. Hier kun je ook gewoon tijd voor inplannen of anders spontaan een collega (video)bellen. Liever een stap verder? Organiseer dan een digitale lunch samen met de camera aan en spreek af het vooral NIET over werk te hebben.

Bedenk voor jezelf wat je mist aan de offline kantoorcultuur en bedenk hier een online alternatief voor. Bijvoorbeeld een competitie zoals een leuke quiz of een spelletje zoals Wordfeud, Scrabble etc. Stel dit voor of organiseer spontaan wat.

Tot slot…

Het zijn bijzondere tijden en het advies om thuis te werken blijft voorlopig. Nu de dagen korter en kouder worden, is er reden te meer om de dag fit én gezond te starten en de band onderling te versterken. Deel deze tips daarom gerust.

Ken jij een team of organisatie met interesse in de workshop Slimmer Samen Thuiswerken? Laat het me dan gerust weten want ik help ze met plezier!

Fijne dag nog.
Groet, Giel

PS: Hoe kun jij zelf het beste thuiswerken? Deel het gerust, ik ben benieuwd. 😊

Zo ga je relaxed offline op vakantie 🌴 😎 ☀

Ga je er even lekker tussenuit? Communiceer dit dan goed én stel een slimme out of office beantwoorder in voor je contacten.

Oeps! Veel gemaakte fouten…

Wanneer men er even tussenuit piept komt dit helaas vaak voor:

  • Er staan verkeerde data vermeld in de out-of-office e-mail.
  • De out-of-office e-mail werkt niet (test dit daarom altijd goed).
  • Er wordt verwezen naar iemand die zelf ook afwezig is of helemaal niet op de hoogte is van het verlof (stem dit altijd goed af onderling).

6 Tips voor meer rust tijdens je vakantie 

Wil jij zorgeloos offline kunnen gaan? Overweeg dan eens het volgende bij het instellen van je out of office (automatische beantwoorder). Doe dit ’t liefst vóórdat je je koffers inpakt:

Lees Verder

Krijg meer resultaat met een pakkend onderwerp in je e-mail 💡

Wat wil jij iemand (laten) bereiken?

De afgelopen tijd heb je van me geleerd waarom het goed is je doel te bepalen en hoe je iets kunt communiceren, al dan niet via de digitale postduif. Nu is het de vraag wat je precies wil communiceren en vooral wat je hiermee wil bereiken? Een goed onderwerp verhoogt niet alleen de kans dat jouw ontvanger je e-mail opent en (wellicht vluchtig) leest, maar ook dat men actie onderneemt. In de volgende paragrafen geef ik je daar wat handige tips voor.

Tip 1: Vat je boodschap samen

Allereerst is het de kunst om een duidelijk onderwerp te formuleren, dit hoeft niet heel kort maar vooral ook niet super lang te zijn. Daarom adviseer ik altijd ergens tussen de drie en tien woorden te blijven.

Vat je boodschap goed samen, de truc is om dit als een ‘oneliner’ te formuleren. Hierdoor kan de ontvanger dus direct zien waar de e-mail over gaat of wat er van hem of haar wordt gevraagd. Vooral met mobiele apparaten en notificaties helpt het wanneer alleen het onderwerp wordt weergegeven. Een goed onderwerp bespaart ook weer tijd voor je ontvanger. Voorkom dat jouw e-mail verloren gaat in andermans inbox door een kort en specifiek (KISS) onderwerp te gebruiken: Keep It Simple Stupid!

Lees Verder

Zo kies je het beste communicatiemiddel

Hoe wil je jouw boodschap bezorgen?

De vorige keer heb ik wat dingen gedeeld over de waarom vraag om zo je communicatiedoel te bepalen. Vandaag ga ik je wat meer vertellen over de volgende stap, namelijk hoe je het juiste communicatiemiddel kiest. Dit is niet altijd gemakkelijk en e-mail is ook niet altijd de beste oplossing. Toch wordt e-mail nogal vaak ‘misbruikt’ voor urgente vragen, discussies en andere ratjetoe waarbij je inbox soms spontaan in een chatbox wordt omgetoverd. Het overzicht is weg en velen worden hier horendol van.

Men heeft notificaties vaak namelijk (onnodig) aanstaan, wat standaard helaas het geval is. Een geheim van de chef: zowel op je telefoon als op je computer kun je die piepjes, trilletjes en pop-ups gewoon UIT zetten. Serieus! Ik heb nog nooit een postbode ontmoet die aanbelt om een brief te bezorgen, waarom gebeurt dit digitaal dan wel zo? E-mail is immers niks anders dan (digitale) post, maar dan lekker snel.

Is er brand?

Je herkent het vast wel, van die e-mails die bezorgd worden alsof iemands huis in de fik staat en er meteen actie moet worden ondernomen. Deze stijl varieert van hoofdletters en uitroeptekens tot urgentievlaggetjes en ‘Heb je mij al gelezen?’ pop-ups. Deze manier van communiceren blijf ik bijzonder vinden, ik vraag me dan vaak af of deze mensen de brandweer ook een brief sturen wanneer hun huis vlam lijkt te vatten. Waarom verstuurd men vaak een e-mail wanneer er snel actie nodig is?

Lees Verder

Zo e-mail je doelgericht(er)

Waarom wil je eigenlijk iets communiceren? Als je op het punt staat een e-mailtje te dichten en deze vraag niet direct kunt beantwoorden, dan hoef je eigenlijk niet eens aan je epistel te beginnen. De waarom-vraag is dan ook de kern, dan komt de hoe-vraag om het juiste communicatiemiddel te kiezen. Tenslotte gaat het pas over de wat-vraag, waarmee je de inhoud in een pakkend onderwerp kunt samenvatten.

Misschien herken je deze drietrapsraket wel als de Gouden Cirkel van Simon Sinek. De komende weken ga ik meer delen over de laatste twee, vandaag focussen we op de waarom vraag. Hierbij deel ik dan ook drie praktische stappen om allereerst je doel slim te bepalen.

Stap 1: Stel je het gewenste resultaat voor

Vraag je allereerst af wat jij met jouw email wilt bereiken: welk resultaat heb jij zelf precies voor ogen? Het grootste voordeel van deze vraag is dat je actie gaat ondernemen en wellicht de juiste ook nog. Al is die stap vaak nog zo klein. Het schrijven van een email lijkt vaak ‘iets kleins’, maar van mijn cursisten hoor ik vaak iets anders. Een goede e-mail schrijven met wat achtergrondinformatie kan al snel een half uur tijd in beslag nemen en als die niet duidelijk is… nog veel meer tijd vanwege allerlei vragen nadien! Probeer daarom vooraf te visualiseren wat jij graag wilt bereiken met jouw e-mail bericht.

Zo heb je in enkele seconden een helder doel voor ogen en van daaruit kun je verder. Als je niet weet waarom je iets per e-mail wilt communiceren, dan kun je eigenlijk net zo goed een lege envelop zonder adres in de brievenbus op straat gooien. Twee tellen nadenken voordat je überhaupt communiceert, bespaart jou en de ander niet alleen veel tijd; je voorkomt er vaak ook een hoop shit mee. Je boodschap wordt zo een stuk duidelijker en dat is wel zo fijn.

Lees Verder
1

3 Manieren om meer uit je dag te halen!

Probeer jij ook vaak meer te doen dan je gedaan krijgt op een dag?

Iedereen kent het wel, van die dagen die voorbij zijn zonder dat je je echt voldaan voelt. Want je zou eigenlijk nog een belangrijk telefoontje doen, enkele belangrijke emails versturen en… oh ja! Er moest ook nog een aantal uur gewerkt worden aan dat ene project. Het is bijna etenstijd en je vraagt je af wat je allemaal gedaan hebt sinds de wekker ging. In dit artikel leer je 3 manieren om meer uit je dag te halen. Hierdoor kun je beter focussen op wat jijzelf belangrijk vindt en ervaar je meer werkplezier.

Tip 1. Begin met een lekker ochtendritueel

Val jij weleens met je telefoon in slaap? En word je er ook mee wakker? Als je ‘em alleen als wekker gebruikt oké, maar probeer je telefoon verder offline – of in een ander vertrek – te laten ’s nachts. Bij het opstaan, kun je je dag direct een kick-start geven dankzij een paar slimme lifehacks. Bijv. eerst een glas water drinken i.p.v. koffie en even een rondje wandelen of joggen i.p.v. het nieuws te kijken.

Kies voor jezelf enkele gewoontes die je wilt aan- of afleren en probeer die elke ochtend ook echt te doen. Dit hoeft geen uren te duren hoor! In een half uur krijg je al veel gedaan en je verdient het dubbel en dwars terug. Door ’s ochtends meteen al te bewegen en iets nuttigs (voor jezelf!) te doen, begin je jouw dag lekker met voldoening en zul je ook een stuk energieker en productiever zijn.

Lees Verder

Hoe stel je een goede op-vakantie-mail in? 🌴 😎 ☀

Ga je er even lekker tussenuit? Communiceer dat dan goed!

Omdat velen het nu druk hebben met de laatste loodjes voor een welverdiende vakantie – of al lekker weg zijn – ga ik het vandaag kort en bondig houden. In deze periode zie ik vaak diverse out-of-office mails voorbij komen, welke ik vaak bewonder maar vaak ook niet begrijp. Daarom wil ik je hierbij graag wat praktische tips mee geven.

Oeps! Veel gemaakte fouten…

Wanneer men er even tussenuit piept komt dit helaas vaak voor:

  • De out-of-office email werkt niet (test dit daarom altijd goed)
  • Er wordt verwezen naar iemand die zelf ook afwezig is of helemaal niet op de hoogte is van het verlof (stem dit altijd goed af onderling)
  • Er staan verkeerde data vermeld in de out-of-office email

Excellence is never an accident. It is always the result of high intention, sincere effort, and intelligent execution. Excellence represents the wise choice of many alternatives – choice, not chance, determines your destiny.
Aristotle

Lees Verder

2

Hoeveel Tijd besteed jij aan Email?

Auw… Email stress! Ik vergeet nooit meer die ene vergadering enkele jaren geleden bij een bedrijf waar veel gemaild werd destijds. Dit is alweer 5 jaar geleden en toen was er al veel mailverkeer. Zoals bij veel bedrijven, stuurt men elkaar intern ook veel email. Zowel naar individuen als groepen mensen – voor wat dan ook – en met regelmaat… al dan niet in de CC.

Omdat er meer email binnenkwam dan we eigenlijk aankonden – naast het werk dat we eigenlijk zouden moeten doen – grepen veel collega’s elke gelegenheid die ze konden nemen om hun inbox te updaten. Een van de favoriete mogelijkheden om “effe de mail bij te werken” was tijdens vergaderingen, zoals deze ene meeting. Ik herinner me dat de ruimte geschikt was voor maximaal 24 personen, desalniettemin werden radiatoren en zelfs prullenbakken “met plezier” gebruikt voor extra gegadigden welke per email klakkeloos uitgenodigd werden. Toen ik ging tellen kwam ik op 57 personen uit, waarvan de meesten de presentatie niet actief bijwoonden maar vooral driftig in Outlook bezig waren…

Lees Verder

Email Ethics and Privacy Laws

Did you know that (cross)cultural communication is a broad and increasing topic concerning email ethics? There is an entire field of study that researches how people from diverse cultural backgrounds communicate, both within societal groups and cross-culturally. This also results in increasing privacy laws and regulation. It’s wise to respect foreign cultures and religions in general, especially if you want to get (more) results on time from someone.  Therefore, I recommend staying focused on the work at hand and avoid talking about religion or cultural differences when emailing.

Besides cultural aspects, data protection and security are becoming more important as more and more communication is handled digitally. Both internal guidelines and external regulations are not making it easier, though these aspects should not be taken lightly. Lees Verder