Zo e-mail je doelgericht(er)
Waarom wil je eigenlijk iets communiceren? Als je op het punt staat een e-mailtje te dichten en deze vraag niet direct kunt beantwoorden, dan hoef je eigenlijk niet eens aan je epistel te beginnen. De waarom-vraag is dan ook de kern, dan komt de hoe-vraag om het juiste communicatiemiddel te kiezen. Tenslotte gaat het pas over de wat-vraag, waarmee je de inhoud in een pakkend onderwerp kunt samenvatten.
Misschien herken je deze drietrapsraket wel als de Gouden Cirkel van Simon Sinek. De komende weken ga ik meer delen over de laatste twee, vandaag focussen we op de waarom vraag. Hierbij deel ik dan ook drie praktische stappen om allereerst je doel slim te bepalen.
Stap 1: Stel je het gewenste resultaat voor
Vraag je allereerst af wat jij met jouw email wilt bereiken: welk resultaat heb jij zelf precies voor ogen? Het grootste voordeel van deze vraag is dat je actie gaat ondernemen en wellicht de juiste ook nog. Al is die stap vaak nog zo klein. Het schrijven van een email lijkt vaak ‘iets kleins’, maar van mijn cursisten hoor ik vaak iets anders. Een goede e-mail schrijven met wat achtergrondinformatie kan al snel een half uur tijd in beslag nemen en als die niet duidelijk is… nog veel meer tijd vanwege allerlei vragen nadien! Probeer daarom vooraf te visualiseren wat jij graag wilt bereiken met jouw e-mail bericht.
Zo heb je in enkele seconden een helder doel voor ogen en van daaruit kun je verder. Als je niet weet waarom je iets per e-mail wilt communiceren, dan kun je eigenlijk net zo goed een lege envelop zonder adres in de brievenbus op straat gooien. Twee tellen nadenken voordat je überhaupt communiceert, bespaart jou en de ander niet alleen veel tijd; je voorkomt er vaak ook een hoop shit mee. Je boodschap wordt zo een stuk duidelijker en dat is wel zo fijn.
Stap 2: Filter je doelgroep
Nu je een helder doel voor ogen hebt, kun je bepalen met welke insteek je wilt communiceren met je ontvanger(s). Wil jij diegene(n) een actie laten uitvoeren of enkel ergens over informeren? Hierbij maak je onderscheid tussen de TO/Aan (voor actie) en de CC of BCC (voor informatie). Grofweg kun je tussen deze twee zaken dus het belangrijkste onderscheid maken: je ontvanger(s) iets laten doen of laten lezen. Je kunt dus ook prima mensen alleen maar in de CC of BCC zetten als je geen actie van ze verwacht. Sterker nog: de CC en BCC zijn daar juist voor bedoelt!
Wanneer je je email aan meerdere mensen adresseert, adviseer ik om hen persoonlijk te benoemen. Dat is niet alleen vriendelijker, het verhoogd ook de kans dat ze daadwerkelijk iets (voor je) gaan doen. Juist als ze in de TO/Aan staan. Hierover leer je binnenkort meer.
Stap 3: Maak je doel helder voor je ontvanger
Zorg dat je ontvanger ook je doel helder heeft, met een goed onderwerp en een korte introductie. Het delen van achtergrondinformatie kan de lezer van je e-mail ook motiveren om je te helpen. Dit kun je doen door bijvoorbeeld aan te geven dat je input nodig hebt voor een belangrijke klant of een statusrapport voor je eigen organisatie of team. Denk aan het grote geheel, denk win-win.
Probeer er verder voor te zorgen dat je e-mail niet alleen duidelijk is voor je ontvanger, maar ook voor anderen die betrokken zijn of dit later kunnen worden. Zijn er mensen met wie jouw ontvanger moet overleggen of aan wie hij of zij jouw email mogelijk zal doorsturen? Probeer hier extra op te anticiperen door jouw e-mail zo duidelijk mogelijk te maken. Dit voorkomt vragen achteraf en scheelt je vaak veel (onnodig) uitlegwerk.
De volgende stap
Nu je bepaalt hebt waarom je iets wilt communiceren, is de vraag wellicht nog of e-mail wel het handigste communicatiemiddel is? Dit hangt onder meer van de urgentie af en of er makkelijk een gesprek moet kunnen plaatsvinden. De volgende keer ga ik hier wat handige tips over delen.
Voor meer praktische tips om alles uit je dag én uit je computer te halen kun je nu ook het e-book ‘Email als een Pro’ downloaden. Deze is nu ter promo tijdelijk gratis beschikbaar gesteld. Het e-book is te downloaden via www.EmailEfficiency.nl.
Ook geef ik inspiratiesessies, webinars en workshops over hoe meer uit je dag te halen door SMART doelen te formuleren en je zelfdiscipline te verhogen. Dit gaat uiteraard veel verder dan e-mail en kun je op bijna alles in je dagelijkse leven toepassen. Hierdoor ervaar je meer rust in je hoofd, een betere gezondheid en houd je ook nog eens meer tijd over voor de leuke dingen.
Succes met mailen!
